Comment numériser des documents en entreprise ?

La numérisation des documents est une action qui participe à l’optimisation de la gestion documentaire. Elle consiste à créer une reproduction numérique d’un document physique. En conséquence, elle permet aux entreprises de libérer l’espace occupé par les documents en format papier. De plus, elle leur permet de manipuler aisément leurs données sans risque d’abîmer les supports.

Sélectionner les outils de numérisation

Pour numériser des documents, il faut un scanner et des outils de capture. Ceux-ci permettent de relever automatiquement les métadonnées des fichiers créés. Ces dernières seront utiles au moment d’effectuer l’indexation afin d’identifier les documents. D’autre part, elles simplifient le classement et l’accès aux informations pour des consultations individuelles ou collectives. Par ailleurs, les logiciels peuvent servir à repérer et à corriger les erreurs. Dans ce cas, ils font intervenir le vidéo cadrage. Il s’agit du moyen par lequel l’humain agit dans le but de contrôler la qualité et de valider la conformité des données. En outre, il est nécessaire d’installer un logiciel d’archivage bien sécurisé pour la numérisation de vos documents et leur préservation. Dans cette optique, l’entreprise peut externaliser ce procédé en le confiant à un prestataire spécialisé.

Suivre les étapes de la numérisation

Tous les projets de numérisation s’élaborent sur la base des besoins et des objectifs de l’entreprise. Le fait est qu’il existe plusieurs instruments et techniques de numérisation. Ils permettent de réaliser des tâches plus ou moins différentes. Ainsi, lorsque les attentes sont bien connues, il faut choisir les documents à numériser et établir un échéancier pour ce projet. Cependant, avant le début des démarches, il faut avoir profondément analysé les ressources matérielles et humaines dont dispose la société. Alors, l’importance de se former dans ce domaine peut s’imposer si on souhaite mener l’initiative en interne. Après cette étape, on peut commencer à numériser les documents, puis les exporter et les archiver.