La dématérialisation en entreprise

La dématérialisation en entreprise

 

De nos jours, il est impossible de parler d’entreprise, sans faire allusion à la matérialisation. Plusieurs personnes se disent que cette dernière se limite à la numérisation, mais ce n’est pas du tout le cas. En effet, la dématérialisation concerne plusieurs domaines. 

De manière plus simple, la dématérialisation des entreprises revient à transférer des données qui se trouvent sur des supports analogiques, pour des supports numériques. Elle concerne donc la numérisation des documents, la dématérialisation des échanges, mais aussi également les activités de plusieurs processus d’une entreprise.

Il peut également arriver que vous entendiez parler de dématérialisation native. Dans ce cadre, on fait allusion à des informations, processus, échanges, ainsi que les processus qui ont directement été créés sur un support numérique. Dans cet article, vous allez donc avoir une idée sur l’importance de ce processus, mais également sur ses enjeux. 

Pourquoi la dématérialisation en entreprise ?

Comme nous l’avons dit plus haut, les entreprises ont compris aujourd’hui, qu’elles ne peuvent pas se séparer de la dématérialisation. En effet, ce processus possède plusieurs avantages. Mais dans un cadre général, on le fait pour dématérialiser et numériser les documents. L’avantage principal est donc de la facilitation des nouvelles tâches de gestion. 

La dématérialisation en entreprise permet d’abord une très bonne gestion de l’information de votre entreprise. Ce qui vous permet d’avoir de la rapidité et de l’efficacité. En plus de cela, cette gestion devient moins chronographe. 

D’un autre côté, avec la dématérialisation, l’information de l’entreprise est centralisée dans un référentiel unique. Ceux qui n’utilisent pas cette méthode sont souvent obligés de stocker leurs informations dans des supports fragmentés. Ce qui demande beaucoup plus de travail. 

Les entreprises doivent également opter pour la dématérialisation, car elle leur permet de sécuriser leur patrimoine documentaire. Combien d’entreprises ont souvent eu à perdre leurs différents documents à la suite d’un incendie ou d’un accident quelconque. Vous constatez donc que la dématérialisation est très utile pour les entreprises. 

Enfin, ce processus vous facilite la vie au sein de l’entreprise, car vous pouvez désormais partager vos informations avec vos partenaires et employés, sans avoir à vous déplacer. C’est donc une méthode qui doit être utilisée par plusieurs grandes structures. 

 

 

Quel est l’enjeu principal de la dématérialisation ?

Il est d’abord important de signaler que les entreprises optent généralement pour la dématérialisation du processus fournisseur. C’est d’ailleurs ce qui est fait à environ 79 %. Mais le processus client n’est également pas à négliger, car d’autres entreprises optent plutôt pour celle-là. Pour plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur le site du groupe hexapage, vous allez être mieux informé.

Vu que cette méthode présente plusieurs avantages, sachez que son enjeu principal est le retour sur investissement. Sachez tout de même que le processus fournisseur vous exige plusieurs contraintes. Vous avez par exemple un délai moyen de traitement de factures fournisseurs plus long. Il faut attendre environ 14 jours. 

Vous avez également des tâches chronophages et de faibles valeurs ajoutées. Sans oublier le risque d’erreurs qui est beaucoup plus élevé pendant les saisies, les erreurs et autres. Les coups sont parfois également très élevés. 

Vous pouvez donc comprendre que c’est avec la dématérialisation que vous pouvez avoir la vie plus facile en tant qu’entreprise. Sachez déjà que la dématérialisation vous permet aussi de faire des économies d’au moins 60 %.

Conclusion

Si vous avez une entreprise et que vous n’avez pas encore pensé à la dématérialisation, mettez-vous le plus rapidement au pas. Vous avez certainement compris pourquoi certaines entreprises semblent souvent être beaucoup plus professionnelles que d’autres. 

Si vous souhaitez donc avoir des délais assez courts dans le traitement des informations, les coûts réduits et autres avantages pour votre entreprise, la dématérialisation est votre meilleur atout. Cependant, il est important de bien réfléchir pour trouver la solution adaptée à la situation de votre entreprise. C’est pourquoi il est important de faire confiance à des conseillers professionnels. 

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