GED : La clé pour une organisation sans faille de vos informations d’entreprise

La tendance est aujourd’hui à la numérisation des documents de votre entreprise. C’est plus simple et plus sûr. C’est d’autant plus le cas maintenant que vous pouvez compter sur des logiciels tel que GED pour gérer toutes les informations de votre société.  

Qu’est-ce que le logiciel GED ?

Le logiciel GED ou Gestion Electronique des Documents est un système de gestion et d’organisation des paperasses de votre entreprise. Il vous permet de regrouper toutes les informations concernant votre activité en les transformant en des données numériques. Ce qui les rend plus accessibles aux collaborateurs.

Plusieurs sociétés en ligne vous proposent désormais des logiciels GED efficaces et simples à utiliser. De quoi vous faire gagner du temps dans la transformation digitale de votre entreprise. Il suffit de scanner les fichiers pour en capturer le contenu et les stocker en ligne. Cela fonctionne, peu importe la taille et le type d’entreprise que vous avez. Idem pour tous les contenus et informations que vous avez : papier, images, etc.

Pourquoi numériser les documents d’entreprise ?

La numérisation des documents d’entreprise est aujourd’hui une démarche incontournable. La numérisation de la gestion de toute ou partie des sociétés est la nouvelle norme. Cela permet d’optimiser l’espace physique que vous occupez dans le bureau. Vous n’avez plus besoin d’une pièce d’archive. Ainsi, vous pouvez mieux rentabiliser votre loyer en créant des espaces professionnels plus utiles.

En outre, cette dématérialisation facilite l’accès à toutes les données concernant votre entreprise. Ce qui facilite le travail d’équipe. Cela minimise aussi les pertes de renseignements. Tous les membres de votre équipe n’ont qu’à se connecter sur le site pour accéder à tous les documents. De quoi booster aussi la productivité.

L’accessibilité sera également au rendez-vous. Vous pouvez travailler de n’importe où avec les mêmes informations. Le logiciel GED rend les informations plus simples à utiliser. Vous pouvez vous connecter via votre ordinateur ou votre Smartphone sur les espaces de stockages. Une solution idéale pour les travailleurs nomades.

En outre, vous garantissez ainsi une meilleure sécurité à vos données d’entreprise. La digitalisation limite les risques de perte des informations en cas de cambriolage ou d’incendies. Le stockage est en ligne et est protégé des éventuelles intrusions ou cyberattaques.

Pourtant, vous continuez de respecter vos obligations légales de conserver certains types de documents. Tel est le cas des justificatifs comptables. Le logiciel GED respecte les exigences légales en France. Il s’adapte à n’importe quelle durée de conservation.

Les avantages du logiciel GED dans cet exercice

Vous n’avez plus aucune excuse pour bouder la digitalisation de vos informations d’entreprise avec le logiciel GED. Ce dernier automatise la majorité des tâches, vous évitant de répéter les choses. Vous gagnez ainsi du temps dans votre transformation digitale.

En outre, le logiciel GED réduit les coûts de l’administration de votre société. Vous évitez les paperasses, les espaces de stockages imposants et la gestion manuelle des documents. C’est idéal pour un travail collaboratif. Les corrections sont plus simples et plus rapides. Ce qui vous évite aussi les retards.

Comme susmentionné, le logiciel GED s’adapte à tous les types de documents. Il vous suffit de choisir la formule qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise sur les sites dédiés.